Respuesta automática de emails en vacaciones. Cómo hacerlo bien

La comunicación ha evolucionado hacia la instantaneidad tanto para la vida personal como para la empresa, el email ocupa un buena parte del tiempo. Por ello, tendremos que configurar la respuesta automática de emails cuando llega el verano y las vacaciones, porque las cuentas de correos son un pequeño quebradero de cabeza si lo que queremos es tomarnos unas vacaciones y desconectar del trabajo por completo.

Para poder autoresponder emails de manera correcta, primero tendremos que configurarlo en nuestras cuentas de correo. Vamos a poner de ejemplo la configuración por medio Plesk ─que es el panel de control que proporciona Digival.es en sus planes de hosting a sus clientes─. En la página de configuración de correo, encontraremos en la parte superior una pestaña llamada “Respuesta Automática” o “Autoresponder”, en la cual encontraremos todo lo necesario para dejar nuestro email de respuesta automática listo para nuestras vacaciones.

Desde esta pestaña podremos activar y desactivar la opción. Al activarla, nos dejará modificar los diferentes parámetros. Como asunto del email podemos comprobar que aparece “Re: <request_subject>”. Si lo dejamos tal cual, la respuesta automática tendrá como asunto el nombre del asunto original ─con el que el emisor lo redactó─ y un “Re:” de respuesta delante. Si lo modificamos, se mandará siempre el mismo asunto modificado. Una buena opción en este caso sería dejarlo predeterminado y, en caso de  que queramos cambiarlo, un buen asunto podría ser “Me encuentro de vacaciones”.

Puedes consultar nuestra zona de soporte y ayuda para profundizar en el establecimiento de respuestas automáticas.

Cómo redactar una buena respuesta automática

Ahora entramos en la parte más importante a la hora de configurar una respuesta automática: el cuerpo de texto.

Es muy importante tener bien redactado el texto de la respuesta automática ya que con ello no perderemos los clientes o posibles clientes, además de poder redirigir las urgencias a un medio por el que podamos responder instantáneamente.

El esquema básico que podemos seguir es el siguiente:

1. Saludo con agradecimiento por contactar: indispensable en cualquier correo. En este caso no podemos saludar con un “Buenos días” dado que no sabemos en qué momento del día se enviará la respuesta automática. También deberíamos agradecer que nos hayan escrito. Así que una buena opción para el saludo podría ser “Hola, gracias por contactar conmigo…”
2. Explicación de la situación actual. Fechas de ausencia: Hay que especificar claramente la fecha de cuándo volveremos a estar disponibles. Especificar la fecha de retorno es mucho más sencillo y claro que especificar las fechas de vacaciones. Por ejemplo: “Volveré el día 16 de septiembre” mejor que “Estaré de vacaciones del 1 al 15 de septiembre, ambos incluidos”. Ambas son válidas, aunque en este caso menos queda mejor que más.
3. Breve disculpa por la no disponibilidad: aunque todos tenemos derecho a unas merecidas vacaciones, el receptor de la respuesta automática agradecerá que te disculpes por la falta de disponibilidad en ese momento. Un “disculpa las molestias que mi ausencia pueda ocasionar” podría valer.
4. Redirección a otro correo de alguien de tu empresa para contactar: hay que indicar un correo o un teléfono de contacto para que el receptor esté tranquilo en caso de necesite algo.
5. Forma de contacto en caso de urgencia: en caso de urgencia, deja un número de teléfono u otra forma de contacto (otro correo que sí revises en vacaciones o el WhatsApp, por ejemplo). Hay que especificar claramente que se te contacte sólo en caso de urgencia para evitar molestias durante las vacaciones. La gente lo entenderá.
6. Saludo: saludamos de manera genérica al receptor y podemos felicitar el verano si así lo deseamos. Por ejemplo “Un saludo”, “Saludos y feliz verano”, “Nos vemos a la vuelta”.

Antes de dar por finalizada la respuesta automática, es necesario volver a leer el correo para evitar que haya fallos en las fechas, los teléfonos y/o emails de contacto.

Por supuesto, no debemos olvidar que la redacción del correo automático tiene que ser coherente con el resto de nuestros correos. De modo que si siempre tuteamos, tutearemos. En caso de que tratemos de usted a nuestros clientes, lo redactaremos como tal.

Ejemplo de respuesta automática

Para finalizar, una respuesta automática de ejemplo podría ser:

“Hola,

Gracias por contactar conmigo. Lo primero, disculpas por no estar disponible. Me encuentro de vacaciones y volveré el día 16 de septiembre.

En caso de que necesites algo antes, puedes contactar con [Nombre y email del compañero]. Si se trata de una urgencia puedes contactar conmigo en [Forma de contacto]

Un saludo y feliz verano.”

Es breve y conciso. No tenemos por qué escribir mucho más. Ahorraremos tiempo a nuestro lector y la información se verá rápidamente.

No temas por los posibles problemas o te preocupes por el correo de alguna manera. Nuestra recomendación es que configures un email de respuesta automática siempre que te vayas de vacaciones y te olvides de revisarlo constantemente. Si fuese necesario entrar porque no puedes dejarlo de lado ─eres autónomo o tienes un puesto de alta responsabilidad─ te recomendamos en especifiques dos momentos al día para mirar el correo unos 10 minutos y leas de manera diagonal. Así además a la vuelta no tendrán tantos correos pendientes de leer.